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文件管理系统——许企业一个美好的未来(上)

时间:2012-03-15     印刷打印网(www.dayinnet.com)      点击:
编者按:文件管理系统最新的发展趋势和它所取得的进步已大大出乎了人们的意料,并表现出了取代纸张存储方式的可能性。 你也许在电视和很多杂志上都看到过高端壁橱系统的广告,这些壁橱都拥有配套的架子和抽屉,能将颜色相近的衣服和其他物品很好地归纳在一起
印刷打印网         编者按:文件管理系统最新的发展趋势和它所取得的进步已大大出乎了人们的意料,并表现出了取代纸张存储方式的可能性。

        你也许在电视和很多杂志上都看到过高端壁橱系统的广告,这些壁橱都拥有配套的架子和抽屉,能将颜色相近的衣服和其他物品很好地归纳在一起。换句话说,这些产品能帮你对衣物进行合理的分类,从而让你在最短的时间内找到自己最喜欢的那件蓝色羊绒衫。文件管理系统的工作原理就与这种壁橱系统一样。

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        文件管理解决方案能有效地将一个公司的纸制和数字文件扫描成电子文件,对它们进行分类或排序,并把它们储存在一个中央数据库里。当用户有需要的时候,可以在任何地方和任何地点调用其中的数据。虽然不同的经销商和市场对这种系统有着不同的称呼——从文件管理系统(DM)到信息关系管理系统(IRM)再到企业内容管理系统(ECM)——但它已经成为了很多企业和垂直市场的核心元素,特别是在医疗保健、金融、法律和保险等事务性领域。

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        OIT(Optical Image Technology)公司的销售和专业服务副总裁Jim Thumma说:“仅仅是在五年以前,很多人都还不知道什么是文件管理。但是现在,不管你是否愿意,它都已经成为了你必须具备的一个管理系统。整个世界已经完成了向数字化技术的转变,你要想保持竞争力或维持最基本的生存,就必须找到一个能够管理信件、传真、电子邮件和影音文件等各种信息的方式。” 本文来自印刷打印 网

        File Vision公司战略业务开发副总裁Laurie Shufeldt说:“文件管理解决方案不仅能把纸张文件转变成电子文件,而且能对所有类型的信息进行管理,这对于提高企业运营效率有着至关重要的作用。如果说文件管理解决方案在五年前还只是一个管理文件的系统,那么现在它已经成为了提高企业整体生产力的理想选择。” 印 刷_打 印 网

        回报

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        文件管理解决方案能以最快的速度和最简便的方式将文件交到你的员工和客户手中。无论是位于香港的生产车间,还是位于美国的销售总部,都能拿到同一份产品的发货单。你甚至可以从住在芝加哥的医生那里或费城的急诊室里获得一个病人重要的医疗数据和X光片。

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        施乐Docu Share业务单元的高级产品经理Colman Murphy指出:“最近的研究表明,企业大约要把自己10%到15%的营业收入花在与文件有关的成本上。这已经达到了它们在研发上所投入的资金的三倍。企业每年大约要生产出4.5万亿个硬拷贝页面,而知识型员工每天要把20%的工作时间花在寻找文件信息上,而且他们在一半的情况下是找不到自己所需要的信息的。所幸的是,文件技术和功能始终都在以惊人的发生着变化,而且这种变化将为企业带来更多的发展潜力。”

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        Docu Ware公司总裁Greg Schloemer介绍说他们的文件管理系统在近日刚刚完成安装和试运行,并且收到了非常理想的使用效果,其中包括生产力和生产效率的提高,员工知识水平的提升、产品质量的加强以及客户服务的改进等。这一切都为企业带来了更高的经营利润。他说:“试想一下,如果你的员工能够迅速回答客户提出的问题,而不必再把电话回拨过去,那是多么美妙的一件事啊。员工只要拥有完整的信息,就能对客户的要求及时地做出反应,客户的满意度也将达到大幅度的提高。这样一来,他们不但会把更多的业务交给你们公司,而且还有可能把你推荐给他的同行。此外,员工对自己的工作也将感到非常满意。他们不会随意离开你的公司,你也不必花大价钱去重新聘请和培训员工。我相信,通过使用先进的文件管理系统,你最终能实现提高员工工作效率,让他们在特定时间内完成更多工作的目标。”

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        Thumma为我们指出了文件管理所具有的很多好处。他说:“文件管理能帮企业更快更有效地工作,找到自己所需要的东西,消除复制信息的麻烦以及为企业内外的人员提供及时准确的信息。”此外,文件管理系统不但能让企业减少耗材浪费,而且还能让员工把主要精力集中在有意义的事情上,而不必花大力气去填充和搜索信息。 印刷打印 网

        Laserfiche公司的业务开发副总裁Dave Lakness提到了自己一个客户的例子。来自金融服务领域的Transamerica公司在美国的很多个地方都拥有分支机构和销售人员,因此,它也能更深切地体会文件管理技术所具有的好处。在Laserfiche文件管理系统的帮助下,Transamerica公司总部的工作人员可以看到全国各地的客户在当天填写的新帐号申请表。联网用户可以把自己的档案发送给Transamerica公司,而非联网客户可以在能够登陆该公司网站的时候再发送个人档案。

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        文件管理解决方案帮很多企业节约了资金,愉悦了客户并取得了快速的增长。Thumma说:“随着经济状况在很多行业里日益疲软,高效的文件管理系统已经使很多企业在增强服务的同时降低了成本、扩大了自己的客户群和信息量。有些公司甚至发现文件管理能够使他们站在收购其他企业的位置上,而不是被别人收购。”

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        必选技术

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        2002年,美国国会通过了萨班斯-奥克斯利法案法案(Sarbanes-OxleyAct,简称SOX法案),该法案将提供可追踪和可审计的财务报告变成了企业的一项法律责任。而Gramm-Leach-Blilely法案则要求企业实施客户数据使用的问责制。这些保护客户隐私信息的法律法规的出台使文件管理变成了大多数企业必须选择的一项技术。

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        Thumma指出:“严格的政府和行业法规已经对客户需求产生了重大的影响,并促进了文件管理技术的发展。在经历了安然事件等一系列丑闻之后,遵守相应的法规已经不再是一种奢侈,而是一种必要的行为了。” 本文来自印刷打印 网

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